Assistant de Programmes & ADV F/H

Référence : AP/AD QCSP
Métier : QUARTUS Club Seniors
Type de contrat : CDI
Poste basé à : Paris

Rattaché(e) au Directeur Général Adjoint, vos missions seront les suivantes :

• Sur le plan des relations clients :

- Assurer la gestion courante des opérations afin de délivrer une qualité de services répondant aux attentes des clients dans le cadre de la démarche qualité : accueil téléphonique des clients, traitement des réclamations des clients, rédaction des courriers aux clients ;
- En coordination avec le responsable de Programmes la Direction Commerciale et/ou les Réseaux de commercialisation : saisir la grille de prix sur le logiciel de gestion de projet, assurer le suivi administratif des dossiers de réservations, enregistrer les réservations et les actes notariés, établir les appels de fonds et assurer le suivi et les relances vers les clients ;
- Constituer les dossiers qui seront remis aux clients lors de la livraison (notices d’accueil, livret de l'acquéreur, état des lieux, PV de livraison) ;
- Gérer les cautions et les garanties de paiements, suivre les bordeaux de parfait achèvement ;
- Sous-traiter les réclamations des clients pendant l'année de parfait achèvement et les diffuser aux entreprises prestataires ;
- Sous-traiter les levées de réserves de livraison auprès des clients en liaison avec les prestataires.

• Sur le plan organisationnel :

- Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimale des projets ;
- Faire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolir ;
- Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement ;
- Rédaction et transmission des actes d’engagements, d’ordres de services ;
- Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchés (pièces administratives, assurances, etc. …) ;
- Constituer et tenir les dossiers d’assurance relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d’assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes ;
- Suivre les devis, les contrôles des factures et les autorisations de règlement ;
- Assister les entreprises à la signature des marchés et PV réception ;
- Suivre les dossiers notaires pour les actes VEFA ;
- Suivre les acquéreurs, les dates de réalisations des conditions suspensives, des avenants, des autorisations administratives et cahiers réglementaires ;
- Suivre les appels de fonds, en charge du back office de la commercialisation ;
- Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus, gestion des plannings et des déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

• Sur le plan du développement et de la finance :

- S'impliquer dans la mise en œuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations ;
- Suivre les règlements, réceptionner les chèques des clients et les transmettre à la comptabilité ;
- Saisir les factures fournisseurs ;
- Préparer les lettres de commandes aux entreprises ;
- Préparer les déclarations aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les Responsables de Programmes) ;
- Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic.

• Sur le plan administratif :

- Mettre ses compétences au service des autres et gérer les relations courantes avec les prestataires externes et les clients ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Rédiger les courriers, les bordeaux de procédure, les comptes-rendus de réunion et mettre en forme les informations entre les différents responsables opérationnels ;
- Gérer les relations avec les prestataires extérieurs.

• Sur le plan de l’administration des ventes :

- Suivi des ventes notaires ;
- Lancement des appels de fonds ;
- Enregistrement et contrôle des règlements clients ;
- Administration des dossiers et relance clients/notaires.

Votre profil:
Vous avez une expérience d'au moins 2 ans en tant qu'assistante de programmes réalisée dans l'idéal au sein d'un promoteur immobilier.